7月份以來，山西郵政結合今年畢業生實際情況，為學生們提供周到、細致、便捷的檔案郵寄服務。對于省內有需求的高校，郵政部門將提供主動上門服務，分段分批次對檔案及畢業證進行收寄，免去了畢業生來回奔波。

山西省郵政部門為學生檔案采用了專門的封袋，在封口處粘貼“高校畢業生檔案封口專用貼”，并加蓋學校專用章。在太原郵區中心局，業務檢查人員同步對郵寄的學生檔案郵件進行全過程督導管控，及時協調人員開展異常情況處理，確保各頻次郵件發運。

在投遞環節，針對學生檔案及畢業證郵件，投遞員嚴格執行電話預約、按址投遞要求，確保檔案郵件投遞至收件人本人。如收件人不在的，再通過電話確認后，投遞至由收件人指定的代收人。如收件人是單位的，投遞至該單位負責檔案管理或人事管理的部門，由部門內負責接收學生檔案的人員簽收。

另外，山西郵政指定專人跟蹤郵件的運遞情況，對于投遞信息異常等情況，通過速遞物流客服信息系統，及時啟動問題郵件處理流程。