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浙江省檔案局 浙江省民政廳 浙江省農業廳關于印發《浙江省〈村級檔案管理辦法〉實施意見》的通知

2018-10-15 信息來源:浙江省檔案館 瀏覽次數: 字體:[ ]

浙檔發〔2018〕29號


各市、縣(市、區)檔案局、民政局、農業局(農林水局):

為加強行政村檔案規范化管理,確保村級檔案完整齊全,促進檔案工作更好地為實施鄉村振興戰略、構建和諧社會服務,按照國家檔案局、民政部、農業部的《村級檔案管理辦法》有關規定,結合我省實際工作,省檔案局會同省民政廳、省農業廳聯合制定了《浙江省〈村級檔案管理辦法〉實施意見》?,F印發給你們,請遵照執行。


浙江省檔案局     浙江省民政廳     浙江省農業廳

2018年10月9日

浙江省《村級檔案管理辦法》實施意見

第一章總則

第一條 為加強我省農村檔案工作,規范村級檔案管理,服務新形勢下的農村工作,根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農業法》《村級檔案管理辦法》和國家有關規定,結合本省實際,制定本實施意見。

第二條 本實施意見所稱村級檔案是指村黨組織、村民委員會、村集體經濟組織等(以下簡稱村級組織)在黨組織建設、村民自治、生產經營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 村級檔案工作是實施鄉村振興戰略,建設美麗鄉村,推進基層治理,維護農民切身利益的一項重要基礎性工作。行政村應當重視檔案工作,加強領導,將各類組織的檔案工作納入村規范化管理要求和各項建設內容。

第四條  村級檔案工作實行統一領導、集中管理、安全方便的原則。村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進行的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。


第二章 組織體系及職責

第五條 村級檔案工作在業務上接受鄉鎮人民政府(街道辦事處)、檔案行政管理部門、民政部門、農業部門和相關部門的監督和指導。

鄉鎮(街道)對村級檔案工作負有直接領導責任,應依法履行本鄉鎮(街道)區域內村級檔案工作的組織、協調、指導和監督職責。

各級檔案行政管理部門對村級檔案工作負有行政監管責任。按照分級管理原則,縣級檔案行政管理部門應依法對本行政區域內村級檔案工作進行指導和監督。

各級民政、農業等涉農部門對村級檔案工作負有行業監管責任,應依法對本部門在相關農業農村工作中所涉及的村級檔案業務進行管理、指導和監督。

第六條 村級組織應將檔案工作作為村級工作的重要事項,健全相應的工作制度,明確領導、健全機制、保障經費,確保檔案的真實、完整、規范和安全。

村黨組織應領導村民委員會、村集體經濟組織和村務監督委員會建立村級檔案工作領導小組,明確檔案工作責任人,建立村檔案室,并確定專人管理本村各類檔案。

村務監督委員會應對本村的檔案管理和利用情況進行監督。

第七條  村級組織應當指定專人負責檔案的收集、管理和提供利用。檔案工作人員應當具有良好的政治素質,遵紀守法,忠于職守,具備相應的檔案管理知識,并經過一定的檔案業務培訓。

檔案工作人員離任時應當進行檔案移交,履行交接手續,防止檔案散失。


第三章 硬件設施

第八條 有條件的行政村應設專室保管村級檔案,庫房面積要滿足檔案存放的需要;無條件的行政村應設專柜保管, 確保村級檔案安全。

第九條 檔案柜架應牢固耐用,具有防火、防盜、防塵、防蟲鼠等功能。有條件的村可采用密集架。

各類檔案盒(卷皮)的規格、式樣和質量應符合檔案行業相關標準的要求。

第十條 檔案庫房應配置溫濕度記錄設備、滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設施。

根據當地氣候情況和經濟條件,可配置去濕機、空調等設備,控制檔案庫房溫濕度。

第十一條 村檔案室應配置計算機、打印機、裝訂機和數碼照相機等設備。


第四章 檔案管理

第十二條 村級組織應建立健全村級檔案管理制度。明確文件歸檔的責任,規范檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等各個環節的具體要求。

建立檔案工作責任追究制度和檔案管理應急預案等。

第十三條  村級組織形成的具有保存價值的文件材料,均應當按照要求規范整理后歸檔,任何組織和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

縣級檔案行政管理部門可以依據《村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(見附件)的規定,制定符合本地實際的指導用表。

村級組織應根據實際情況,制定和完善本村的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,并加以執行。

第十四條 村級組織和相關個人應按期向村檔案室移交應歸檔的文件。

(一)文書材料于次年6月底前歸檔;

(二)基建項目文件在基建項目竣工后或結算完成后3個月內歸檔,設施設備文件在開箱驗收或接收后及時歸檔;

(三)會計核算材料由會計部門在會計年度終了后保管1年,于次年3月底前歸檔。實行鄉鎮(街道)統一會計核算的,按現有規定執行;

(四)村重大活動產生的文件在活動結束后及時歸檔;

(五)特種載體形式的文件在工作或活動結束后及時歸檔。

第十五條 歸檔文件應當字跡工整、圖樣清晰、手續完備。制成材料、書寫材料和裝訂材料應當符合檔案保護的要求。非紙質文件應與其說明一并歸檔。文件移交時應辦理交接手續。

第十六條 村級檔案以建制村為立檔單位,村黨組織、村民委員會和所屬單位所形成的全部檔案組成一個全宗。村與村集體經濟組織合一的單位,形成的檔案歸入村同一全宗。規模較大的村所屬單位,其檔案可以獨立構成全宗的,由該單位自行管理;不能獨立構成全宗的,移交村檔案室集中統一管理。

全宗名稱由鄉鎮(街道)和所在村名稱組成。

第十七條  村級檔案一般包括文書、基建項目、設施設備、會計、音像、實物等類別。

第十八條 村級檔案的整理應遵循簡便易行的原則。檔案整理完畢后,村檔案室應及時撰寫年度整理說明。

(一)文書檔案整理標準執行《文書檔案案卷格式》或《歸檔文件整理規則》,按年度、問題結合保管期限進行分類、編號。

(二)基建項目檔案、設施設備檔案整理標準執行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》,按基建項目和設施設備臺套進行組卷。

(三)會計檔案按照《會計檔案管理辦法》《會計檔案案卷格式》的要求進行整理,按年度和形式(報表、賬冊、憑證、其他會計核算材料)進行組卷。

(四)數碼格式的照片、錄音和錄像應刻錄到光盤或復制到移動硬盤進行保存,整理標準可參照《數碼照片歸檔與管理規范》;重要的數碼照片可沖洗成紙質照片進行保存,整理標準執行《照片檔案管理規范》。

(五)電子文檔應刻錄到光盤或復制到移動硬盤進行保存,整理標準執行《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。

(六)實物檔案以件為單位,按時間順序跨年度大流水編號整理。

第十九條  檔案庫房應保持干凈、整潔,采取防火、防盜、防水(潮)、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等措施。

檔案人員應當定期檢查檔案的保管狀況,確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案,要定期檢查、做好備份,確保檔案可讀可用。

第二十條  不具備檔案安全保管條件的,應當將檔案交由鄉鎮(街道)檔案機構代為保管,村級組織可以保存檔案目錄、數字化成果等檢索工具以方便利用。

第二十一條 村檔案室應根據村務管理的需要和為村積累歷史文化財富的需要,對檔案的現實作用和歷史作用進行分析,確定檔案的保存價值,劃分檔案的保管期限。

(一)反映本村主要職能活動和歷史面貌的,對本村和歷史研究有長遠利用價值的檔案,列為永久保管期限;

(二)反映本村一般工作活動,在較長時間內對本村工作有查考利用價值的文件材料,列為30年保管期限;

(三)在較短時間內對本村有參考利用價值的文件材料,列為10年保管期限。

第二十二條 銷毀失去保存價值的檔案時,須成立由村黨組織、村民委員會成員,村務監督委員會負責人和檔案人員組成的檔案鑒定工作小組,由檔案鑒定工作小組提出意見,登記造冊后履行必要的審批手續按照規定銷毀。

檔案銷毀須有兩人以上在指定地點監銷,并在銷毀清冊上簽字,注明銷毀時間、地點和方法。檔案銷毀清冊永久保存。

禁止擅自銷毀檔案。


第五章 開發利用

第二十三條 村檔案室應編制各類檔案、資料目錄等檢索工具,建立文件移交接收登記簿、檔案收進移出登記簿、檔案庫房檢查登記簿、檔案利用登記簿等統計臺賬,以對檔案“收、管、用”方面的特征信息進行收集、整理與分析,以掌握檔案和檔案工作基本情況。

檔案統計工作應保持連續性。

第二十四條 村級檔案工作應當積極推進檔案信息化建設,配備必要的設施設備和檔案管理軟件,建立檔案電子目錄和全文數據庫,逐步實現檔案的信息網絡共享。

縣級國家綜合檔案館和鄉鎮(街道)檔案室應為村形成的檔案數字資源提供備份服務。

第二十五條 村黨組織、村民委員會、村集體經濟組織和村務監督委員會應將檔案的查閱利用列為村黨務、村(社)務、財務公開的重要內容,建立檔案查閱利用制度,為本村各類組織及其成員、村民提供服務。

已設立便民服務機構的村,應將檔案查詢利用納入便民服務機構服務事項。

檔案的查閱利用須維護村集體和村民個人的合法權益,應當遵守利用規定、履行查閱手續,利用者不得有涂改、損毀、調換、抽取檔案等行為。

第二十六條 村檔案室應當圍繞村中心工作或村級組織及其成員、村民利用需求,加強檔案信息資源的開發利用。

(一)村檔案室應組織編寫大事記、組織沿革、文件匯編等基礎編研材料,記錄和保存本村范圍內的鄉村物質文化、非物質文化和特色文化;

(二)有條件的村可利用檔案組織開展宗譜、村史和村志的編修工作,充分利用檔案資料,建成村級檔案陳列展覽;

(三)村檔案室可向村民和社會開展檔案征集活動,收集各種有關于本村的歷史文獻、資料、音像和實物等,豐富村檔案室室藏;

(四)村檔案室可指導村民建立各種類型的家庭檔案。有條件的村,村檔案室可接收保管村民家庭檔案。


第六章 檔案移交

第二十七條 村以及村民小組在設立、撤銷、范圍調整時,應當將檔案妥善移交。

(一)在村撤并之前完成現存文件的歸檔整理工作。各種承包合同、協議、人口、土地、固定資產臺賬、收益分配、統計報表以及事關村民利益和村集體經濟發展的重要決定、規劃、記錄等重要文件須收齊。

(二)對村撤并過程中所形成的文件,要指定專人收齊保管,在撤并村后由并入村檔案人員負責整理歸檔。

(三)撤制村的檔案一般由并入村接收保管,如有特殊因素,應由鄉鎮(街道)檔案室接收保管。

(四)辦理移交手續時,須對檔案進行清點核對,簽署并保存檔案接交文據。

第二十八條 村級組織換屆時,應當履行檔案交接手續。

(一)村級組織換屆前,鄉鎮(街道)應指導監督轄區內各村對現存檔案進行全面清點,做好檔案數量統計和編目工作。原村級組織成員要將本人在執行工作活動中形成的,屬于歸檔范圍的文件,全部移交給指定人員進行整理歸檔。

(二)新一屆村級組織產生后,原村級組織須在10日內將檔案全部移交給新一屆村級組織,并履行交接手續。交接工作由村級組織選舉委員會主持,鄉鎮(街道)負責監督。不能及時移交的應由村級組織選舉委員會進行監管,嚴防散失。必要時可在選舉前將檔案暫存鄉鎮(街道)。

(三)換屆工作結束后,鄉鎮(街道)應及時統計所轄村的換屆檔案管理情況,并在1個月內將有關情況報縣級組織部門和檔案行政管理部門。


第七章 附  則

第二十九條  本實施意見由浙江省檔案局、浙江省民政廳、浙江省農業廳負責解釋。

第三十條  本實施意見自2018年11月1日起施行。2006年8月29日浙江省檔案局、浙江省民政廳發布的《浙江省行政村檔案管理辦法》(浙檔〔2006〕50號)同時廢止。


附件:村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表


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